Stand 2026-09-15 · Matrivo App

Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für die Materialverwaltung unter app.matrivo.ch. Die öffentliche Infoseite hat eine eigene Datenschutzerklärung.

1. Wer verantwortlich ist

Anbieter, Entwickler und technischer Betreiber von Matrivo ist Lino Lötscher, Rotherd 12, 6102 Malters, CH. Kontakt: support@matrivo.ch.

Für Testanfragen, Kontoverwaltung, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Support und die Sicherheit des Dienstes ist der Anbieter verantwortlich. Für die Inhalte ihres Arbeitsbereichs bestimmt die jeweilige Organisation Zweck und Umfang der Bearbeitung. Matrivo verarbeitet diese Vereinsdaten im Auftrag der Organisation gemäss der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.

Den Datenschutzkontakt deines Vereins findest du nach der Anmeldung in den Einstellungen und in dieser Erklärung.

2. Welche Daten wir wofür bearbeiten

• Konto und Berechtigungen: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Organisationszugehörigkeit, Rolle, Teams und Bestätigungen der Rechtstexte ermöglichen den persönlichen Zugang und dessen Verwaltung.
• Materialverwaltung: Material, Bestände, Lagerorte, Kisten, Ausleihen, Rückgaben, Defektmeldungen, Bemerkungen sowie handelnde Personen dienen der Zusammenarbeit und Nachvollziehbarkeit. Bitte trage nur dafür erforderliche Informationen ein, insbesondere keine Gesundheitsdaten oder anderen besonders schützenswerten Angaben.
• Betrieb und Sicherheit: Sitzungsdaten, gehashte Kennungen zur Begrenzung von Anmeldeversuchen, Einladungs- und Rücksetzlinks sowie technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle helfen bei Anmeldung, Missbrauchsabwehr und Fehlerbehebung. Der Webserver verarbeitet dabei unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt und angefragte Adresse.
• Vertrag, Support und Abrechnung: Organisations- und Kontaktangaben, Tarif, Laufzeit, Kündigung, Rechnungen, Zahlungsstatus und Supportnachrichten werden zur Betreuung und Vertragserfüllung benötigt. Bei Stripe-Zahlungen speichern wir zusätzlich Kunden-, Abonnement-, Rechnungs- und Ereignisreferenzen.

Grundlage ist das Schweizer Datenschutzgesetz. Soweit die DSGVO anwendbar ist, dienen die Bearbeitungen der Vertragserfüllung, der Erfüllung rechtlicher Pflichten oder unserem berechtigten Interesse an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO). Die Kenntnisnahme dieser Erklärung ist keine Einwilligung in Werbung.

Anfrage für zwei Monate kostenlosen Testzugang

Im öffentlichen Formular unter Testzugang anfragen erfassen wir Name, Verein oder Organisation und E-Mail-Adresse. Paketwunsch und Nachricht sind freiwillig. Die Angaben dienen ausschliesslich dazu, die Anfrage zu beantworten, die Einrichtung zu klären und auf Wunsch einen Testzugang bereitzustellen. Die Formularanfrage erstellt noch kein Benutzerkonto, keinen kostenpflichtigen Vertrag und keine Newsletter-Anmeldung. Bitte übermittle keine Mitgliederlisten, Passwörter oder besonders schützenswerten Personendaten über das Freitextfeld.

Die Anfrage wird in der Matrivo-Datenbank gespeichert und per System-E-Mail an den Anbieter weitergeleitet. Zugriff auf diese Kopie haben nur berechtigte Plattformadministratoren. Die berechtigten Personen im Supportpostfach bearbeiten die E-Mail. Für diesen Versand wird der Infomaniak-Maildienst von Infomaniak Network SA in der Schweiz verwendet.

Ein notwendiges Sitzungscookie schützt das Formular vor fremden Übermittlungen. Zusätzlich speichern wir eine zufällige Formular-ID und eine mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennung der Netzwerkadresse, um Mehrfachsendungen und Missbrauch zu begrenzen. Diese Kennungen werden nach zwei Tagen bereinigt; die Anfragekopie im technischen Postausgang wird spätestens nach 90 Tagen im Wartungslauf entfernt. Eine E-Mail-Korrespondenz ohne anschliessenden Vertrag wird spätestens sechs Monate nach Abschluss der Anfrage gelöscht, soweit keine dokumentierten Rechtsansprüche oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine weitere Aufbewahrung erfordern. Bei einem Vertrag gelten die dafür genannten Fristen. Für diese Anfrage werden keine Zahlungsdaten an Stripe übermittelt.

3. Zugriff und Dienstleister

Freigeschaltete Personen sehen Vereinsdaten entsprechend ihrer Rolle. Arbeitsbereiche verschiedener Organisationen sind getrennt. Berechtigte Plattformadministratoren und technische Dienstleister erhalten Zugriff, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherung oder Fehlerbehebung erforderlich ist. Wir verkaufen keine Personendaten.

Die Anwendung und Datenbank werden bei Infomaniak Jelastic Cloud in Schweiz betrieben. Für System-E-Mails wie Testanfragen, Einladungen und Passwortzurücksetzung wird der vom Betreiber eingerichtete Maildienst verwendet. Die konkrete Anbieter- und Standortübersicht ist über support@matrivo.ch erhältlich; sie umfasst auch die eingesetzten Sicherungsdienste.

Zahlung über Stripe

Die Abrechnung erfolgt derzeit auf Rechnung. Die folgende Beschreibung gilt für eine Online-Bestellung oder Zahlungsverwaltung über Stripe; in der normalen App wird kein Stripe-Zahlungsformular geladen.

Bei einer Online-Zahlung läuft die Zahlungs- und Abonnementverwaltung auf gehosteten Seiten von Stripe. Wir übermitteln Organisationsname, Rechnungs-E-Mail, Tarif und Organisationsreferenz. Zahlungsangaben gibst du direkt bei Stripe ein; vollständige Kartennummern und Kartenprüfcodes werden von Matrivo nicht gespeichert.

Stripe bearbeitet Zahlungs-, Geräte- und Transaktionsdaten auch für eigene gesetzliche Pflichten und Betrugsabwehr. Dabei erfolgt Verarbeitung auch ausserhalb der Schweiz, insbesondere in Irland und den USA. Stripe beschreibt die jeweils eingesetzten Gesellschaften, Länder und Transfergarantien, darunter Standardvertragsklauseln und anwendbare Angemessenheitsmechanismen, in seiner Datenschutzerklärung, der Dienstleisterliste und dem Zusatz zu Datentransfers. Die Schweizer Hostingregion der App bedeutet daher nicht, dass auch sämtliche Zahlungsdaten ausschliesslich in der Schweiz bleiben.

4. Wie lange Daten bleiben

Während der Vertragsdauer bleiben die für den Betrieb benötigten Vereinsdaten erhalten. Die Organisation überprüft selbst, welche Personen, Bemerkungen und abgeschlossenen Vorgänge noch benötigt werden.

Im regelmässigen Wartungslauf werden Audit-Protokolle nach der eingestellten Frist (standardmässig 730 Tage) bereinigt. Alte abgeschlossene Ausleihen werden zur Prüfung gemeldet und nicht pauschal gelöscht. Das verhindert, dass Bestands- und Wartungsnachweise unbeabsichtigt verschwinden.

Anmeldeversuche werden nach zwei Tagen, abgelaufene oder verbrauchte Einladungen nach 30 Tagen und Rücksetzlinks nach sieben Tagen bereinigt. Versandte oder endgültig fehlgeschlagene Systemnachrichten werden nach 90 Tagen, Testanfragen unabhängig vom Versandstatus spätestens 90 Tage nach Eingang, technische Zahlungsereignisse nach 730 Tagen entfernt. Die Fristen werden durch die regelmässige Wartung umgesetzt; bei dokumentierten Sicherheitsvorfällen dürfen erforderliche Nachweise gezielt länger gesichert werden.

Nach dem bestätigten Vertragsende bleiben 30 Kalendertage zum Lesen und Exportieren. Die Administration kann den gesamten Arbeitsbereich als JSON exportieren; Rollen und Datenschutzrechte bleiben bestehen. Nach Ablauf endet der Zugriff auf Vereinsdaten und der Betreiber führt die kontrollierte Löschung aus. Der letzte Vertragstag zählt nicht zu diesen 30 Tagen. Bei bestehenden abweichenden Verträgen wird das Enddatum vor Anwendung dieser Regel bestätigt.

Zur Löschung gehören operative Vereinsdaten und nur dort verwendete Benutzerkonten. Konten mit weiteren Vereinszugängen bleiben für diese bestehen. Aufbewahrungspflichtige Abrechnungsbelege werden getrennt archiviert, soweit erforderlich in der Regel zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Ein begrenzter Löschbeleg dokumentiert Organisation, Datum und Mengen, ohne Material- oder Ausleihinhalte. Sicherungskopien laufen mit der dokumentierten Backup-Rotation aus; sie stehen nicht für den normalen Zugriff bereit. Bei Wiederherstellungen müssen bereits erledigte Löschungen erneut berücksichtigt werden.

5. Cookies und Schutz

Matrivo verwendet ein technisch notwendiges Sitzungscookie für Anmeldung und Formularschutz. Die App bindet keine Werbe- oder Analyse-Tracker und keine extern geladenen Schriften ein. Stripe kann auf seinen eigenen Zahlungsseiten eigene Cookies einsetzen. Datenübertragung erfolgt im Produktivbetrieb über HTTPS; Passwörter werden gehasht gespeichert und Zugriffe durch Rollen begrenzt.

Die Schrift Inter wird zusammen mit der App vom eigenen Hosting ausgeliefert. Zum Laden der Schrift findet keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen Schriftdienst statt.

6. Auskunft, Berichtigung und Löschung

Du kannst Auskunft, Berichtigung und – soweit keine rechtlichen Pflichten entgegenstehen – Löschung verlangen. Soweit anwendbar bestehen auch Rechte auf Datenherausgabe beziehungsweise Übertragung, Einschränkung und Widerspruch. Eigene Kontodaten lassen sich unter „Mein Konto“ exportieren. Für Vereinsinhalte wende dich an die Vereinsadministration, für Konto, Abrechnung und technischen Betrieb an support@matrivo.ch. Wir unterstützen die zuständige Stelle und können zur Zuordnung einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.

Du kannst dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beziehungsweise einer zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Wesentliche Änderungen dieser Erklärung werden in der App mit einer neuen Versionsangabe bekannt gemacht.